Trong quá trình quản lý công việc, mỗi một doanh nghiệp, một nhà quản trị sẽ áp dụng một phương pháp quản lý riêng sao cho phù hợp với đặc điểm, mô hình doanh nghiệp của mình. Có khá nhiều phương pháp để quản trị công việc như: Kanban, mô hình Scrum, MBO,.. Trong bài viết này, ta hãy cùng tìm hiểu phương pháp quản lý công việc kiểu Nhật Kanban. Vậy kanban là gì? và cách áp dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc, dự án như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ở nội dung bài viết dưới đây nhé.

1.1. Khái niệm về phương pháp Kanban

Kanban là một hệ thống quản lý công việc giúp lập kế hoạch sản xuất tinh gọn. Phương pháp này được Taiichi Ohno tìm ra để giải quyết vấn đề khi nào cần sản xuất, khi nào nên dừng sau khi ông nhận ra công nhân tại Toyota có lối suy nghĩ “sản xuất càng nhiều càng tốt” dù điều đó gây ra sự lãng phí và khiến doanh nghiệp bị thua lỗ.

1.2. Bản chất của phương pháp Kanban

Kanban – Xuất phát từ tiếng Nhật ( カンバン) có nghĩa là “ biển quảng cáo”, có nguồn gốc tại Toyota vào những năm 1940. Kanban là phương pháp quản lý công việc giúp bạn chia nhỏ các đầu việc để có thể theo dõi, hình dung trạng thái hiện tại của một dự án. Thông qua Kanban, các cá nhân cũng có thể xác định được tiến độ công việc và năng lực làm việc của một nhóm người lao động làm việc trong cùng một chiến dịch. Ngày nay Kanban và mô hình Scrum là 2 phương pháp được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong quản trị công việc dự án hiện đại.

2. Ưu và nhược điểm của phương pháp Kanban

Ưu điểm

• Xác định cụ thể quy trình sản xuất, có sự kết nối giữa các giai đoạn.
• Cho thấy các vấn đề còn giải quyết chưa xong.
• Vòng đời sản phẩm quay nhanh vì khả năng phân tán lao động cao.
• Giảm số lượng hàng tồn kho, không gây lãng phí nguyên vật liệu, hao tổn cho doanh nghiệp.

Nhược điểm

• Với việc hàng tồn kho thấp, nên doanh nghiệp sẽ không thể đáp ứng được với những đơn hàng có biên độ dao động lớn.
• Sự rối loạn trong nội bộ công ty sẽ gây ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống Kanban.

3. Phân loại thẻ Kanban trong doanh nghiệp

Là một phương pháp giúp quản lý công việc hiệu quả hơn, vậy phương pháp này sẽ phù hợp với các loại công việc nào, ta có thể xét tới 5 loại thẻ Kanban Card sau:

• Transport Kanban (Kanban vận chuyển): Thẻ Kanban được dùng để báo cho công đoạn trước được chuyển chi tiết cho công đoạn sau.
• Production Kanban (Kanban sản xuất): Được dùng để báo cáo cho dây chuyền sản xuất cần sản xuất lượng hàng hóa để bù vào số hàng đã xuất đi.
• Supplier Kanban (Kanban cung ứng): Loại thẻ để dùng báo cáo cho nhà cung ứng nguyên vật liệu.
• Temporaly Kanban (Kanban tạm thời): Kanban được phát hành có thời hạn trong trường hợp đột xuất thiếu hàng.
• Signal Kanban (Kanban tín hiệu): Là loại thẻ Kanban được dùng để thông báo kế hoạch cho các công đoạn sản xuất theo lô.

Đọc thêm: Top 12+ app sắp xếp công việc hiệu quả giúp tăng hiệu suất công việc

4. Các nguyên tắc cơ bản của phương pháp Kanban

Được tạo ra như một công cụ quản lý công việc trên nền tảng kết hợp quy trình không bị gián đoạn, theo đuổi những gì mang tính tiến hóa và cải tiến liên tục. Vậy, ta hãy xét tới các nguyên tắc để tạo ra phương pháp quản lý này:

4.1. Bắt đầu với những gì bạn có hiện tại

Kanban là một phương pháp quản lý mang tính linh hoạt, sử dụng trên quy trình xử lí công việc với nguyên tắc không làm gián đoạn những gì sẵn có. Bên cạnh đó, nó còn giúp đánh giá, nêu bật vấn đề cần giải quyết và lập kế hoạch thay đổi mà không gây gián đoạn tới tiến trình xử lí công việc nhất có thể.

4.2. Đồng ý theo đuổi thay đổi gia tăng, tiến hóa

Với việc sử dụng phương pháp quản lý Kanban, doanh nghiệp bạn sẽ được khuyến khích có các thay đổi nhỏ, giúp liên tục gia tăng và tiến hoá chứ không nên thay đổi lớn chỉ trong một lần bởi sẽ mang lại sự lo sợ do không chắc chắn. Và những thay đổi nhỏ này thường được triển khai bằng hình thức cộng tác và phản hồi, nó gần như trở thành một quy trình lặp đi lặp lại để giúp doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển.

4.3. Tôn trọng quy trình, vai trò và trách nhiệm hiện tại

Khác với những phương pháp quản lý khác, khi sử dụng Kanban, bạn không bị áp đặt hay bắt buộc phải thay đổi mà sẽ tìm cách nghiên cứu, hợp tác cùng nhau để thay đổi một cách chính xác theo hướng tăng dần.

4.4. Khuyến khích năng lực chủ động ở các cấp

Mỗi cá nhân đều có thể là một nhà quản lý, lãnh đạo xuất hiện ở các cấp và khả năng lãnh đạo xuất phát từ những hiểu biết hằng ngày và hành động để cải thiện chất lượng làm việc của họ. Vì vậy, phương pháp Kanban khuyến khích mọi người hành động như một nhà lãnh đạo và chia sẻ các ý tưởng để đạt được hiệu suất tối ưu ở các cấp bậc quản lý trong doanh nghiệp.

Đọc thêm: Mô hình Smart là gì? Cách ứng dụng mục tiêu Smart trong doanh nghiệp

5. Cách áp dụng Kanban trong quản lý công việc hiệu quả

Bên cạnh việc tìm hiểu lý thuyết về Kanban là gì, khi áp dụng Kanban vào quá trình làm việc của một doanh nghiệp hay một nhóm công việc, mọi tổ chức đều phải cẩn thận với các bước thực hành. Thông thường, các nhà quản trị nên nắm rõ sáu yếu tố thực hành cốt lõi của phương pháp để có thể thực hành thành công. Vậy, ở phần này ta hãy cùng nhau tìm hiểu và xem xét kĩ hơn về các yếu tố kể trên.

5.1. Hình dung quy trình làm việc

Kanban giúp các nhóm xác định rõ các công việc phải thực hiện để hoàn thành dự án trước khi nó được khởi chạy bằng việc phân tách dự án thành từng mảnh nhỏ. Để có thể áp dụng Kanban vào quy trình quản lý công việc, bạn sẽ cần có các thẻ và các cột.

Nếu như mỗi cột trong quy trình đại diện cho một bước làm việc thì mỗi thẻ lại là một hạng mục công việc cần thực hiện. Sử dụng Kanban sẽ giúp xác định rõ quy trình thực tế của dự án đã đi tới giai đoạn nào.

Đơn giản nhất, sẽ có 3 cột đơn giản được tạo: To-do (Việc cần làm), In progress (Đang tiến hành), Done (Hoàn thành).

Khi bạn bắt đầu công việc X, bạn sẽ kéo thẻ từ mục To-do (Việc cần làm) sang In progress (Đang tiến hành) và sẽ kéo sang mục Done (Hoàn thành) sau khi hoàn tất nhiệm vụ. Nhờ đó bạn có thể xác định tiến trình công việc và phát hiện điểm tắc nghẽn (Block). Tuỳ thuộc vào mỗi nhóm làm việc và mỗi dự án, số cột trong một bảng Kanban (kanban board) có thể nhiều hơn tuỳ thuộc vào quy trình cụ thể.

5.2. Hạn chế công việc đang thực hiện (WIP)

Bằng việc sử dụng Kanban là gì, bạn có thể đảm bảo một số lượng cụ thể các mục công việc đang được xử lí tại một thời điểm nhất định. Nếu không giới hạn số lượng công việc đang được thực hiện, việc chuyển nhóm công việc giữa chừng sẽ gây hại cho quá trình chung của dự án, tạo ra sự lãng phí và kém hiệu quả.

Đặt giới hạn tối đa cho mỗi giai đoạn để đảm bảo rằng thẻ chỉ có thể được “kéo” sang mục tiếp theo khi có đủ nguồn lực để thực hiện. Với việc giới hạn công việc đang được thực hiện như vậy sẽ giúp phát hiện ra những vấn đề còn tồn đọng, khó giải quyết để có thể kịp thời xử lý.

5.3. Tập trung vào dòng chảy công việc

Giải pháp quản lý công việc theo Kanban là phương pháp quản lý tập trung vào công việc chứ không phải con người. Vì vậy, sự dịch chuyển của các hạng mục công việc là điều được chú ý nhất khi sử dụng phương pháp này. Với Kanban, bằng việc phân chia rõ ràng các đầu mục công việc trước khi thực hiện sẽ giúp bạn có cái nhìn chính xác nhất quy trình làm việc.

Bằng cách tập trung vào tiến độ dịch chuyển các hạng mục, bạn còn có thể phát hiện các vấn đề còn khó xử lý và nghĩ ra giải pháp xử lý nó. Thay vì việc tập trung vào một cá nhân cụ thể, việc tập trung vào các hạng mục công việc, sẽ giúp quy trình xử lý công việc được trôi chảy, thông suốt hơn. 

5.4. Chính sách rõ ràng

Việc sử dụng phương pháp quản lý Kanban, sẽ giúp người tham gia có sự nhận thức rõ ràng về những gì mình phải thực hiện và hiểu được mục tiêu chung mà dự án hướng tới là gì. Và bên cạnh đó, nó còn giúp giảm bớt các công việc bị lặp lại, giúp rút gọn quy trình, nâng cao hiệu quả đạt được. 

5.5. Vòng lặp phản hồi

Đối với các nhóm dự án hay với các công ty, việc có một vòng lặp sẽ giúp công việc được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng hơn, tất cả công việc sẽ được thực hiện như một chu trình quen thuộc.

Mỗi dự án có một bảng Kanban riêng và sẽ tạo thành hệ thống Kanban trong một doanh nghiệp. Và với việc sử dụng hệ thống Kanban một cách trôi chảy như vậy sẽ giúp cải thiện bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.

5.6. Cải tiến liên tục

Đây là nguyên tắc cốt lõi của phương pháp Kanban. Bằng việc cải thiện từ những gì nhỏ nhất, liên tục thay đổi, tối ưu quy trình quản lý công việc dần dần sẽ giúp doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển hơn. Mặc dù đã nắm vững sáu điều cốt lõi trên nhưng để có thể áp dụng thành công vào việc quản lí công việc hay không thì lại là cả một quá trình mà các nhà quản trị cần tốn thời gian và công sức để có thể đạt được. Vì vậy, để có thể có cái nhìn tổng quát hơn về Phương pháp quản lí công việc Kanban, ta hãy xét tới Ưu và nhược điểm của nó.

6. Tối ưu quy trình quản lý công việc với giải pháp 1Office

Sử dụng giấy dán hay bảng note trên máy tính sẽ phù hợp khi bạn thường xuyên làm việc tại chỗ hoặc muốn quản lý công việc cá nhân. Nhưng nếu phải quản lý một nhóm công việc hay người lao động thường xuyên phải di chuyển thì bạn có thể lựa chọn sử dụng các phần mềm quản lý công việc áp dụng phương pháp Kanban và bạn có thể tham khảo nên tảng quản trị của 1Office.

Với việc ứng dụng phương pháp Kanban vào phần mềm, 1Office giúp bạn tăng khả năng bao quát công việc, thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm. Nếu sử dụng 1Office, bạn sẽ dễ dàng cắt giảm hoạt động lãng phí nguồn lực, tự động hóa quy trình làm việc và tập trung vào công việc mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

Khi sử dụng Kanban là gì để quản lý công việc và dự án trên 1Office, có một số lưu ý giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả và rút ngắn quá trình áp dụng phương pháp như:

• 1Office là một phần mềm quản lý công việc theo hình thức trực tuyến giúp bạn dễ dàng quản lý công việc trong bất kì thời điểm nào, địa điểm nào từ khi bắt đầu tới lúc kết thúc công việc.
• Sử dụng giao diện đơn giản nhất của phương pháp Kanban chỉ với 3 cột: Đang chờ, Đang thực hiện, Đang đánh giá với mỗi cột là một màu riêng biệt giúp nhà quản trị có thể dễ dàng giao nhiệm vụ, theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện của người lao động. 
• Với mỗi chiến dịch, sẽ có các gạch đầu dòng công việc cụ thể, giới hạn 3 – 4 công việc cần làm trong cột “Đang thực hiện”, có chức năng đánh dấu các công việc đang thực hiện giúp bạn tập trung tốt hơn, tránh bị xao lãng, áp lực khi phải làm quá nhiều việc cùng một lúc.
• Không chỉ vậy, với việc sử dụng Kanban có trong 1Office, các nhà quản trị có thể nhận xét, nhắc nhở về tiến độ làm việc của nhân viên trực tiếp trên các thẻ công việc mà không cần phải trực tiếp gặp mặt. 

Như vậy, qua bài viết trên đã giúp người dùng hiểu được kanban là gì? và phương pháp quản lý công việc Kanban như thế nào. Có thể nói, đây là một công cụ quản lý công việc tập trung vào các hạng mục trong một dự án, giúp các cá nhân trong một quy trình được nâng cao tính chủ động, năng lực tự quản lý bản thân, công việc. Nếu có thêm bất kì thông tin gì hoặc có thắc mắc cần tư vấn về việc ứng dụng phương pháp này vào quá trình quản lý doanh nghiệp bạn có thể liên hệ với hotline hoặc fanpage 1Office để được hỗ trợ.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA